클레임 처리 절차 : 계약서 해석부터 협상까지 단계별 접근법

 

건설·조달·용역 프로젝트에서 클레임은 비용 증가와 공기 지연, 법적 분쟁으로 이어지는 고위험 요소입니다.

최근 계약관리 기준 강화로 클레임 처리 절차는 단순 협상에서 벗어나 계약서 해석, 증거 확보, 문서화, 협상 전략까지 체계적 접근이 요구됩니다.

본 글에서는 클레임 처리 단계별 접근법을 실무 중심으로 정리하고, 협상 성공을 위한 핵심 포인트를 제공합니다.

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📌 핵심 조항 7가지 상세 설명

✅ ① 클레임 발생 인지 및 초기 대응

• 클레임 사유(지연, 변경, 손실 등) 즉시 파악.
• 증거 확보: 계약서, 변경 명령서, 현장 기록, 사진, 손해 조사 보고서.
• 국제 표준(FIDIC): 28일 이내 서면 통지 필수.

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✅ ② 계약서 해석 및 권리 검토

• 계약 조건 분석: 클레임의 법적 근거 확인.
• 주요 조항:
  • Time-bar 조항: 통지 기한 준수 여부.
  • 변경·지연 관련 조항: 공기 연장, 추가 비용 인정 여부.
  • 지체보상금(LD) 및 위험 배분 규정.

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✅ ③ 클레임 문서화

• 근거자료 정리: 연대순(Chronological), 키워드(Key Word), 비용(Cost) 접근법.
• 클레임 히스토리 작성: 책임과 손실 명확히 입증.
• 비용 산출: 손실액, 추가 비용, 간접비(Prolongation Cost) 계산.

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✅ ④ 협상 준비

• 타당성 평가: 클레임 추진 가능성, 득실 분석.
• 협상 전략:
  • 우호적 협의(Amicable Settlement) 우선.
  • 필요 시 전문가 의견서(CPA, 기술 보고서) 첨부.
  • 협상 실패 시 조정 → 중재 → 소송 단계로 진행.

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✅ ⑤ 협상 및 해결

• 협상 진행: 손해 배상 범위, 공기 연장 여부, 비용 조정.
• 합의서 작성: 명확하고 구체적인 내용 기재, 서명 필수.
• 분쟁 해결 절차:
  • 조정: 건설분쟁조정위원회 등.
  • 중재: 대한상사중재원, ICC 등 국제 중재기관.
  • 소송: 최종 단계.

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✅ ⑥ 종결 및 사후 관리

• 합의 이행: 배상금 지급, 공기 연장 반영.
• 문서 보관: 모든 자료 체계적 정리.
• 재발 방지: 계약 조건 개선, 리스크 관리 강화.

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✅ ⑦ 실무자가 반드시 지켜야 할 핵심

• 기한 준수: 통지·협상·문서 제출 기한 엄수.
• 객관적 자료 확보: 사진·측량·회의록·전자결재.
• 협상 전략: 감정 배제, 데이터 기반 접근.

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💡 사례 및 해결책

📌 사례 1: 통지 지연으로 클레임 기각

• FIDIC 기준 28일 내 통지 미준수 → 클레임 인정 불가.

✅ 해결책: 계약서 Time-bar 조항 확인 후 즉시 통지.

📌 사례 2: 증빙 부족으로 비용 청구 실패

• 추가 공사비 청구 시 사진·측량 기록 미비 → 기각.

✅ 해결책: 증빙자료 체계화, 전자결재 시스템 활용.

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📊 요약표

단계핵심 조치

단계	핵심 조치
초기 대응	클레임 사유 파악, 증거 확보
계약서 해석	권리 검토, Time-bar 확인
문서화	클레임 히스토리, 비용 산출
협상 준비	타당성 평가, 전략 수립
협상 및 해결	합의서 작성, 조정·중재·소송
종결	합의 이행, 문서 보관
사후 관리	재발 방지, 계약 개선

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✅ 결론 및 한 줄 요약

클레임 처리는 단순 협상이 아니라 계약서 해석 → 증거 확보 → 문서화 → 협상 → 종결의 체계적 프로세스입니다. 기한 준수와 객관적 자료 확보가 성공의 열쇠입니다.

한 줄 요약
“클레임 처리 성공은 계약서 해석과 증거 기반 협상에서 시작됩니다.”

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❓ FAQ

Q1. 클레임 통지 기한은?
→ FIDIC 기준 28일 이내, 국내 계약도 유사.

Q2. 협상 실패 시 다음 단계는?
→ 조정 → 중재 → 소송 순서.

Q3. 클레임 문서화 핵심은?
→ 연대순 기록, 비용 산출, 근거자료 첨부.

Q4. 협상 전략은 어떻게 세우나요?
→ 데이터 기반, 전문가 의견 활용, 감정 배제.

Q5. 사후 관리에서 중요한 점은?
→ 문서 보관, 재발 방지 대책 수립.

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